Chu trình PDCA là một công cụ quản lý hiệu quả được sử dụng phổ biến trong nhiều doanh nghiệp / tổ chức. Đặc biệt là trong các doanh nghiệp đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015. PDCA là viết tắt của (Plan-Do-Check-Act) đại diẹn cho bốn bước quan trọng trong quá trình quản lý, cải tiến liên tục. Vậy PDCA là gì ? Quy trình này trong hệ thống quản lý chất lượng ra sao? Hãy cùng Đông Dương LFS tìm hiểu qua bài viết này nhé.
Mục lục
Chu trình PDCA là gì?
Trước khi tìm hiểu PDCA trong Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) hoạt động như nào, chúng ta cần hiểu bản chất của PDCA là gì ? Để hiểu cụ thể hơn ta đi đến phần khái niệm
Khái niệm PDCA
Đây là cụm từ viết tắt của (Plan – Do – Check – Act) chính là 4 công việc cần thực hiện một cách tuần tụ để đảm bảo quản lý đạt được hiệu quả tối ưu. Cụ thể các bước là:
- Thiết lập kế hoạch
- Triển khai kế hoạch đã thiết lập
- Đánh giá kết quả triển khai thực tế
- Thay đổi, cải tiến
Đây là một chu trình khép kín, gồm bốn bước giúp tổ chức cải thiện hiểu quả hoạt động và thúc đẩy sự cải tiến liên tục trong doanh nghiệp.
PDCA Cycle
PDCA Cycle hay chu trình PDCA chính là vòng tròn chất lượng DEMING.
Ta thấy được hình ảnh đường tròn trên mặt phẳng nghiêng theo chiều kim đồng hồ. Có nghĩa là PDCA là một vòng lặp liên tục, mỗi chu trình sẽ dẫn đến một chu trình tiếp theo. Chính là khuyến kích văn hoá cải tiến liên tục bằng việc xác định lĩnh vực cần cải thiện, thực hiện thay đổi và theo dõi kết quả. Phương pháp này thúc đẩy việc học hỏi, thích nghi và hoàn thiện theo thời gian. Chu trình PDCA chính là nền tảng khởi đầu cho phương pháp Six Sigma và ISO 9001.
Lích sử hình thành PDCA
Chu trình này được xuất phát từ chuyên gia cải tiến chất lượng người Mỹ Edwards Deming. Ông có ảnh hưởng lớn đến phương pháp quản lý chất lượng và cải tiến ở Nhật Bản sau Thế chiến II
- 1930s – 1940s: Ông phát triển ý tưởng về sử dụng phương pháp thống kê để cải thiện chất lượng sản phẩm, quy trình sản xuất. Ông đưa ra khái niệm về việc theo dõi, kiểm soát quá trình sản xuất từ số liệu.
- 1950s: Deming đưa ý tưởng của mình đến Nhật Bản. Phương pháp cảu ông đã góp phần quan trọng vào việc khởi đầu ngành công nghiệp ở Nhật Bản.
- 1980s: Chu trình PDCA của Deming dần được trở nên phổ biến với tên gọi PDSA bởi mộ trong những học trò của ông, nhà quản lý Walter A. Shewhart.
- 1990s – nay: PDCA trở thành một phần quan trọng của phương pháp quản lý chất lượng và cải tiến. Nó được áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp và tổ chức để tạo sự cải tiến liên tục thúc đẩy hiệu suất chất lượng.
Ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm::
- Tính linh hoạt: PDCA thích nghi được với nhiều môi trường và phương thức kinh doanh khác nhau. Không chỉ hữu ích trong việc quản lý dự án, quản trị rủi ro và tối ưu tài nguyên sản xuất. Điều này giúp doanh nghiệp có thể ứng dụng một cách linh hoạt để cải thiện nhiều khía cạnh khác nhau trong doanh nghiệp.
- Sự đơn giản: Để thực hiện chu trình không đòi hỏi doanh nghiệp phải tiếp thu khối lượng kiến thức lớn. Nhờ sự rõ ràng doanh nghiệp có thể nhanh chóng áp dụng để cải thiện một cách hiệu quả.
- Tiết kiệm chi phí: Ngăn chặn và phát hiện sớm các sự cố, giảm thiểu rủi ro không đáng có xảy ra.
Nhược điểm:
- Quá trình thực hiện chu trình PDCA thường phức tạp, bởi nó yêu cầu việc chia nhỏ chu trình thành các giai đoạn nhỏ hơn để thực hiện. Điều này có thể dẫn đến việc dồn lại tiến độ thực hiện, ảnh hưởng đến các giai đoạn khác trong quá trình. Đặc biệt, trong các công việc có tính cấp bách, việc này chưa chắc là phương án tối ưu.
- Tính cam kết là một khía cạnh quan trọng của việc áp dụng chu trình PDCA. Doanh nghiệp cần phải cam kết thực hiện chu trình này theo cách liên tục và đầy tận tâm. Việc này đòi hỏi sự cam kết từ tất cả các tầng lớp trong tổ chức để đảm bảo việc thực hiện PDCA một cách hiệu quả và mang lại kết quả cải tiến mong muốn.
Cách hoạt động của chu trình PDCA
Phương pháp này thực hiện một chu trình liên tục gồm 4 bước cơ bản sau:
- Plan (Lập kế hoạch)
- Xác định mục tiêu, phạm vi dự án, quy trình hoặc sản phẩm cần thực hiện cải tiến.
- Thu thập thông tin cùng dữ liệu liên quan để đưa ra quyết định một cách thông minh
- Thiết lập kế hoạch hành động cụ thể để đạt được mục tiêu, gồm cách thu thập dữ liệu, xác định tiến độ và phân công trách nhiệm
- Do (Thực hiện)
-
- Thực hiện các kế hoạch đã lập ra ở trên
- Thu thập dữ liệu, thông tin trong quá trình thực hiện
- Ghi lại các vấn đề, những khó khăn và kinh nghiệm rút ra từ quá trình thực hiện.
- Check (Kiểm tra)
-
- So sánh giữa dự liệu thực tế và kế hoạch lập ra ban đầu
- Đánh giá kết quả xem mục tiêu đã đạt được hay chữa
- Phân tích dữ liệu giữa thực tế và kế hoạch, đồng thời xác định nguyên nhân
- Act (Hành động)
- Từ quá trình kiểm tra và phân tích, đưa ra quyết định thực hiện cải tiến
- Chỉnh sửa và điều chỉnh kế hoạch ban đầu dựa trên các dựa trên kinh nghiệm rút ra từ bước kiểm tra
- Thực hiện những thay đổi cần thiết để cải thiện quy trình, dịch vụ hoặc sản phẩm
- Tiếp tục thực hiện chu trình PDCA bằng việc lặp lại các bước từ đầu để tiếp tục thực hiện cải tiến liên tục.
PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng QMS
Một trong những ứng dụng rộng rãi và quan trọng của chu trình PDCA là tích hợp vào Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) theo tiêu chuẩn ISO 9001. Đặc biệt, quy trình liên quan mật thiết đến các điều khoản từ 4 đến 10 trong tiêu chuẩn ISO 9001.
Plan (Lập kế hoạch) – Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức
Khi áp dụng chu trình PDCA vào Hệ thống quản lý chất lượng (QMS), doanh nghiệp cần đảm bảo việc lên kế hoạch thực hiện một năm một lần. Thực hiện điều này đảm bảo rằng kế hoạch luôn được cấp nhật và điều chỉnh để phù hợp với hoàn cảnh hiện tại của doanh nghiệp.
Do (Thực hiện) – Điều khoản 5: Sự lãnh đạo
Như cái tên thực hiện được hiểu là doanh nghiệp đưa kế hoạch và thực hiện trong thực tế thông qua áp dụng quy trình được lập kế hoạch trước đó. Việc thực hiện kế hoạch được đế cập đến ở điều 7 và điều 8 trong ISO 9001:2015
Check (Kiểm tra) – Điều khoản 9: Đánh giá kết quả hoạt động
Từ những dữ liệu thu thập được từ khâu thực hiện, doanh nghiệp cần thường xuyên đnhá giá, kiểm tra các hoạt động của chu trình QMS một cách tổng thể. Hoạt động này được đề cập ở điều khoản 9 theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
- Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
- Đánh giá nội bộ
- Xem xét của lãnh đạo.
Act (Hành động) – Điều khoản 10: Cải tiến
Sau khi hoàn thành đánh giá, doanh nghiệp cần tiến hành xem xét và đứa ra các cải tiến. Hoạt động này gồm việc khắc phục, giải quyết các vấn đề xuất hiện trong khi triển khai hệ thống (QMS). Hoạt động này được đề cập ở điều khoản 10 trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015
- Khái quát
- Sự không phù hợp và hành động khắc phục
- Cải tiến liên tục
Mối liên kết chặt chẽ giữa quy trình PDCA và các nội dung trong tiêu chuẩn ISO 9001 giúp tổ chức xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng linh hoạt và cải tiến liên tục đáp ứng được mục tiêu đề ra và sự hài lòng của khách hàng.
Kết luận
Qua bài viết, Đông Dương LFS hy vọng rằng người đọc đã hiểu rõ hơn về khái niệm PDCA (Plan-Do-Check-Act) – một phương pháp quản lý quan trọng trong việc liên tục cải tiến chất lượng và hiệu suất. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng đã tiếp thu thông tin về các bước cụ thể để triển khai PDCA khi áp dụng vào hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.
Thông qua việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động, PDCA đã tạo nên một chu trình linh hoạt để tổ chức không ngừng cải tiến quy trình, sản phẩm và dịch vụ của mình. Kết hợp PDCA vào Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) đảm bảo sự cải tiến liên tục, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và thích nghi với biến động trong môi trường kinh doanh.
Áp dụng PDCA, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, và tạo ra một môi trường quản lý hiệu quả. Điều này không chỉ giúp đảm bảo sự hài lòng của khách hàng mà còn tạo cơ hội cho doanh nghiệp phát triển bền vững và cạnh tranh trong thị trường ngày càng khắc nghiệt.
