Thuật ngữ ISO 9001 đã trở nên quá quen thuộc trong xã hội. Đây là một tiêu chuẩn quốc tế giúp đỡ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc hệ thống hoá quản lý chất lượng. Từ đó, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Vậy ISO 9001 là gì? Hãy cùng Đông Dương LFS tìm hiểu nó qua bài viết này nhé.
Mục lục
Tiêu chuẩn ISO 9001 lịch sử hình thành và phát triển
Tiêu chuẩn ISO 9001 là gì?
ISO 9001 là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng do ISO phát triển và ban hành. ISO (International Organization for Standardization) là một tổ chức quốc tế bao gồm các cơ quan tiêu chuẩn từ hơn 160 quốc gia và vùng lãnh thổ.
ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế cho hệ thống quản lý chất lượng (QMS) phổ biến nhất trên thế giới. Tiêu chuẩn này tập trung vào việc cải tiến hiệu suất của các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng để đạt được mục tiêu đề ra. Đây chính là yếu tố quan trọng trong cho việc tồn tại và thanh công của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh và đầy khốc liệt này.
Lịch sử hình thành và phát triển
Tiêu chuẩn ISO 9001 lần đầu được phát hành vào năm 1987, sau đó đã trả qua 4 lần nâng cấp, phát triển. Hiện nay tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất.
- ISO 9001: 1987: Đây là phiên bản đầu tiên được phát hành, nó tập trung vào nhiều khía cạnh như thiết kế, triển khai và sản xuất.
- ISO 9001:1994: Phiên bản này không thay đổi quá nhiều so với phiển bản trước, vẫn tập trung chủ yếu vào ngành sản xuất và bỏ quên ngành dịch vụ.
- ISO 9001:2000: Đây là một bước đột phá khi mà tiêu chuẩn vừa áp dụng cho ngành sản xuất và cung cấp dịch vụ. Bản đổi mới này mang tính tổng quát và linh hoạt hơn, đảm bảo được quản lý quy trình một cách hiệu quả cùng với đó là khả năng cải tiến liên tục để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
- ISO 9001:2008: Nội dung phiên bản này cũng tưởng tự như bản ISO 9001:2000. Chỉ thay đổi một vài nội dung nhỏ về thuật ngữ và điều khoản.
- ISO 9001:2015: Là phiên bản mới nhất tính đến thời điểm hiện tại. Đây cũng là phiên bản cải tiến mạnh mẽ nhất. Nó tập trung vào khía cạnh kiểm soát rủi ro và quản lý hệ thống một cách chặt chẽ hơn. Mục tiêu đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức/ doanh nghiệp trước những rủi ro, nguy cơ có thể xảy ra bất ngờ.
Qua các phiên bản ta thấy tiêu chuẩn này tập trung vào việc thiết lập hệ thống quản lý, nhằm duy trì ổn định, nâng cao, cải tiến chất lượng dịch vụ, sản phẩm.
Tiêu chuẩn ISO 9001 tại sao lại quan trọng với doanh nghiệp
Tiêu chuẩn ISO 9001 đã trở thành một công cụ quan trọng trong quản lý chất lượng trên toàn cầu. Khi doanh nghiệp đạt được chứng nhận ISO 9001 nghĩa là họ đã thiết lập được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chung của quốc tế. Nó cũng chứng minh doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Đầu tiên, việc thực hiện tiêu chuẩn ISO 9001:2015 liên quan đến việc áp dụng và thực hành tốt. Dựa vào đó các doanh nghiệp học được cách đánh giá hiệu quả hoạt động theo mục tiêu, chi phí so với lợi ích, tận dụng tri thức nội bộ để không ngừng hoàn thiện.
Một số điểm quan trọng mà ISO 9001 đặt ra để đảm bảo sự hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng như:
Tiếp cận theo quy trình
Tiếp cận theo quá trình là trọng tâm của tiêu chuẩn ISO 9001. Phương pháp này đem lại những lơi ích không ngờ cho doanh nghiệp.. Bằng cách phác thảo sơ đồ các quá trình của tổ chức, xác định sơ đồ hoạt động, thu thập số liệu và kết quả. Tiếp cận theo quy trình giúp các hành động hiệu quả hơn, rút ra bài học, tối ưu hoá thời gian cũng như chi phí.
Tư duy lặp lại chính là nền tảng của tiêu chuẩn ISO. Vòng lặp PDCA ( Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động) là mô hình tối ưu nhất khi cần thực hiện điều chỉnh và linh hoạt để đảm bảo kết quả nhất quán. Thực tế đã chứng minh mô hình này cung cấp cơ hội để không lặp lại những gì đã vàng đang thực hiện. Điều này đóng góp quan trọng đến sự thành công của một doanh nghiệp.
Quản lý rủi ro
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đẩy mạnh việc quản lý rủi ro điều này cung cấp một phương pháp tốt và hữu ích cho doanh nghiệp. Phương pháp này khuyến khích các nhân viên làm việc với nhau để xác định rủi ro cho từng dự án. Tiến hành đánh giá các rủi ro này và đưa ra các biện pháp giảm thiểu một cách thích hợp.
Kết quả khi rủi ro xảy ra thực thì doanh nghiệp sẽ phản ứng một cách khách quan và có các biện pháp ứng phó chuyên nghiệp hơn.
Hướng tới khách hàng
Một thống điệp quan trọng nhất mà tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hướng đến chính là “Tập trung và khách hàng”. Hơn một nửa số quy trình mà doanh nghiệp thực hiện trong tiêu chuẩn này đều tập trung vào khách hàng, đặc biệt là trung các quy trình về bán hàng. Các hoạt động như đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tăng cường sự hài lòng đều được tích hợp vào các quy trình trong bán hàng
Cuối cùng, một điểm quan trọng không thể bỏ qua là việc chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001 mang lại lợi ích bổ sung, đó là khả năng cho doanh nghiệp thể hiện khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng dựa trên tiêu chuẩn đó, và từ đó thực hiện hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả.
Các lợi ích khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001
Tiêu chuẩn ISO 9001 mang lại rất nhiều lơi ích tuyệt vời không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho cả khách hàng.
Đối với doanh nghiệp
Cái này giúp lãnh đạo quản lý doanh nghiệp một cách khoa học và hiệu quả
- Tăng cường sự uy tín của lãnh đạo.
- Xây dựng một hệ thống quản lý tập trung, hiệu quả và linh hoạt.
- Cải thiện hiệu suất kinh doanh, tối ưu hóa lợi nhuận bằng cách sử dụng tài nguyên một cách có hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
- Kiểm soát chặt chẽ các giai đoạn sản xuất, hoạt động kinh doanh và dịch vụ.
- Đảm bảo sự ổn định chất lượng sản phẩm, tăng cường năng suất, giảm thiểu sản phẩm không đạt chất lượng và các chi phí không cần thiết.
- Tăng cường sản lượng thông qua việc kiểm soát thời gian trong quá trình sản xuất.
- Kiểm soát nguồn nguyên liệu đầu vào bằng cách quản lý các nhà cung cấp.
- Cải tiến các quy trình chính, nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Tạo mối liên hệ mật thiết giữa lãnh đạo và nhân viên.
- Giải quyết xung đột và mâu thuẫn nội bộ, loại bỏ thông tin xuyên tạc bằng cách thiết lập quy định rõ ràng. Tạo ra sự kiểm soát toàn diện, không bỏ sót và xác định trách nhiệm.
- Khuyến khích tinh thần làm việc tốt, tăng cường tinh thần chủ động của nhân viên. Cung cấp sự hiểu biết rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn, thúc đẩy thái độ tích cực trong việc thực hiện công việc.
- Liên tục cải tiến để cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Đối với khách hàng
- Tăng cường sự ổn định chất lượng sản phẩm, giảm sự cố sản phẩm hỏng. Điều này giúp xây dựng lòng tin của khách hàng và tạo sự thống trị trên thị trường.
- Đáp ứng đầy đủ yêu cầu chất lượng của khách hàng.
- Thực hiện quản lý chất lượng toàn diện một cách hiệu quả.
- Đáp ứng mọi nhu cầu ngày càng cao từ khách hàng.
- Tăng cường và mở rộng thị phần, xây dựng lợi thế trong cạnh tranh.
- Tăng cường uy tín trên thị trường. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiến vào thị trường quốc tế và khu vực.
- Xác thực và củng cố uy tín về chất lượng sản phẩm của Doanh nghiệp.
- Tuân thủ các yêu cầu của ngành công nghiệp và các quy định của Nhà nước về quản lý chất lượng.
Cách thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 như thế nào?
Để áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 doanh nghiệp/ tổ chức cần thực hiện theo các bước sau:
Đăng ký tiêu chuẩn ISO 9001
Để đạt chứng nhận ISO 9001:2015, doanh nghiệp/ tổ chức cần đăng ký chứng nhận qua các bên có thẩm quyền. Qua trình này giúp doanh nghiệp có cái nhìn khách quan về mức độ phù hợp với Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) so với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng
Mỗi doanh nghiệp hay tổ chức đề có riêng cho mình một Hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Tuy nhiên, dưới góc nhìn tổng quát các công việc cơ bản thực hiện xây dựng QMS gồm:
- Xác định sự phù hợp của QMS trong doanh nghiệp
- Lãnh đạo thực hiện QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
- Định rõ mục tiêu khi áp dụng hệ thống trong doanh nghiệp
- Hình thành ban ISO, giao nhiệm vụ cho các thành viên tham gia một cách phù hợp
- Tổ chức đào tạo để nâng cao nhận thức về tiêu chuẩn ISO và các xây dựng hệ thống tài liệu
- Phân tích, đánh giá vối cảnh thực tế cảu doanh nghiệp
- Xây dựng, triển khai và kiểm soát quá trình xây dựng, vận hành QMS
- Liên tục cải tiến và hoàn thành hệ thống QMS dựa trên kết quả triển khai thực tế.
Duy trì, giám sát và gia hạn chứng chỉ
Để đảm bảo tính hiệu quả và lợi ích của QMS, doanh nghiệp cần duy trì việc áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Đồng thời, cần liên tục cải tiến và cập nhật QMS để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Giấy chứng nhận ISO 9001:2015 có thời hạn 3 năm tính từ ngày cấp. Hàng năm, doanh nghiệp cần phải thực hiện đánh giá định kỳ để đảm bảo việc vận hành QMS đúng và hiệu quả.
Qua bài viết trên Đông Dương LFS đã tóm gọn một cách tổng quan về các khía cạnh cảu tiêu chuẩn ISO 9001. Chúng tôi hy vọng bài viết trên sẽ giúp độc giả các cái nhìn rõ ràng và tổng quát hơn trong việc áp dụng tiêu chuẩn này vào doanh nghiệp / tổ chức của mình
