Hệ thống quản lý chất lượng (QMS – Quality Management System) là một tổ hợp các quy tắc, chuỗi quy trình, thủ tục và trách nhiệm, nhằm đảm bảo thực hiện chính sách về mục tiêu chất lượng. Hệ thống này tập trung vào hướng dẫn hoạt động của tổ chức, nhằm đáp ứng các mục tiêu liên quan đến chất lượng. Hãy để LFS Đông Dương giải đáp cho bạn qua bài viết này nhé!
Mục lục
QMS – Quality management system là gì?
QMS – Quality management system là “ Hệ thống quản lý chất lượng” trong Tiếng Việt. Đây là hệ thống các quy tắc, chính sách, tài liệu và trách nhiễm để đạt được các chính và mục tiêu chất lượng trong một tổ chức.
QMS giúp điều phối hoạt động của doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như các chế tài..
Tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015 xác định các yêu cầu cho hệ thống quản lý chất lượng. Đây là phương pháp tiếp cận phổ biến nhất trong việc thiết lập các hệ thống quản lý chất lượng.
Mục đích khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ
- Tuân thủ tiêu chuẩn và quy định
- Tối ưu hoá hiệu suất cho tổ chức
- Đáp ứng được nhu cầu của khách hàng
- Cải tiến liên tục
- Xây dựng hình ảnh uy tín
Phân loại các QMS
Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) có thể được phân loại theo nhiều cách khách nhau. Dưới đây là một số phân loại phổ biến:
- Phân loại theo tiêu chuẩn quốc tế
- SO 9001:2015 (tiêu chuẩn chung về QMS).
- ISO 13485 (QMS cho sản phẩm y tế).
- ISO/IEC 27001 (QMS cho an ninh thông tin).
- ISO 14001 (QMS cho quản lý môi trường).
- Phân loại theo quy mô tổ chức
- Hệ thống quản lý cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs)
- Hệ thống quản lý cho tập đoàn đa quốc gia
- Phân loại theo ngành công nghiệp
- QMS trong sản xuất.
- QMS trong dịch vụ.
- QMS trong y tế.
- QMS trong công nghệ thông tin.
- QMS trong ngành thực phẩm và đồ uống.
- Phân loại theo mục tiêu
- Hệ thống tập trung vào cải thiện hiệu suất và quy trình
- Hệ thống tập trung đáp ứng yêu cầu kháchh hàng và tăng cường sự hài lòng của khách hàng
- Phân loại theo phạm vi
- Hệ thống tập trung vào một phần cụ thể của tổ chức
- Hệ thống cho toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp
- Phân loại theo địa lý
- Hệ thống quản lý chất lượng Quốc gia
Tại sao cần áp dụng QMS?
- Doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định dựa trên dữa liệu chứ không phải dự trên sự phỏng đoán. Lúc này nguồn lực của doanh nghiệp được phân bố một cách hài hoà giúp phát huy tối đa năng lực. Điều này giúp cải thiện quy trình và các vấn đề khác về chất lượng.
- Tạo dựng văn hoá cải tiến liên tục trong doanh nghiệp, tổ chức. Chất lượng làm việc được cải thiện từ các công cụ như 5S, Kaizen…
- Kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ… Đảm bảo sản phẩm đều được thoả mãn các quy định về yêu cầu pháp lý cảu thị trường quốc tế.
Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng
Các doanh nghiệp luôn có một hệ thống QMS riêng phù hợp. Nhưng các hệ thống đều có điểm chung sau:
- Chính sách chất lượng của tổ chức, doanh nghiệp: Xác định rõ chính sách chất lượng, phản ánh cam kết của tổ chức với chất lượng. Xác định mục tiêu cụ thể để hướng dẫn hành động.
- Sổ tay chất lượng: Đây là tài liệu chứ thông tin về quy trình, hướng dẫn, các chính sách liên quan đến chất lượng để cung cấp cho các nhận viên trong tổ chức, doanh nghiệp.
- Thủ tục, hướng dẫn, hồ sơ: Xây dụng và duy trì các thủ tục, hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện hoạt động trong quy trình chất lượng. Tạo và quản lý hồ sơ chất lượng.
- Quản lý dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu và thông tin liên quan đến chất lượng được bảo quản và lưu trữ.
- Quy trình đánh giá nội bộ: Thực hiện đánh giá nội bộ liên tục để đảm bảo tuân thủ các chính sách chất lượng và quy trình cải tiến
- Sự hài lòng của khách hàng: Theo dõi, đánh giá sự hài lòng của khách hàng để tối ưu hoá trải nghiệm sản phẩm và dịch vụ.
- Cơ hội cải tiến: Xác định và ưu tiên các cơ hội để cải thiện quy trình, chất lượng sản phẩm và hiệu suất tổ chức.
- Phân tích chất lượng: Thực hiện đánh giá chất lượng để xác định nguyên nhân, gốc rẻ của vấn đề.
Triển khai hệ thống quản lý chất lượng
Triển khai hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là một quá trình phức tạp, cần sự cam kết của toàn bộ tổ chức từ bậc lãnh đạo đến nhân viên. Dưới đây là các bước cơ bản nhất để tiến hành triển khai hệ thống QMS:
- Xác định mục tiêu áp dụng: Xác định rõ của việc triển khai hệ thống. Việc xác định này gồm những gì mà doanh nghiệp muốn đạt được từ việc áp dụng hệ thống.
- Xác định phạm vi áp dụng: Phạm vi áp dụng của hệ thống gồm các quy trình, hoạt động và bộ phận cụ thể áp dụng
- Lập kế hoạch triển khai: Đưa ra kế hoạch chi tiết cho việc triển khai QMS. Xác định các bước cụ thể, thời gian, nguồn lực và trách nhiệm.
- Xây dụng cơ sở hạ tầng: Chuẩn bị các cơ sở hạ tầng cần thiết để triển khai gồm tài liệu hướng dẫn, biểu mẫu, hệ thống thông tin cùng các yếu tố khác.
- Thiết kế, triển khai quy trình: Xây dựng tổ chức, ban chất lượng cho doanh nghiệp. Gồm xác định quy trình, đặc tả các bước, kiểm soát chất lượng và liên kết hoạt động
- Đào tạo nhân viên: Thực hiện đào tạo nhân viên về các thực hiện các quy trinh chất lượng và tầm quan trọng của QMS
- Triển khai và theo dõi: Triển khai theo kế hoạch đã xây dựng. Theo dõi tiến trình và đảm bảo rằng các quy trình hoạt động một cách hiệu quả.
- Đánh giá và cải tiến: Thực hiện đánh giá theo định kỳ về hiệu suất của hệ thống, xác định các cơ hội cải tiến. Điều này gồm xem xét dữ liệu, đánh giá hiệu quả cảu các biện pháp cải tiến
- Kiểm tra và xác nhận: Thực hiện kiểm tra và xác nhận QMS được triển khai một cách đáng tin cậy và đáp ứng yêu cầu.
- Chứng nhận (nếu cần): Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho quá trình đánh giá cảu cơ quan chứng nhận để đảm bảo rẳng tổ chức thực hiện QMS theo tiêu chuẩn quốc tế.
Kết luận
Hãy luôn nhớ rằng, QMS sẽ luôn thay đổi dựa trên quy mô của tổ chức, doanh nghiệp, ngành công nghiệp cùng các yếu tố khác. Quan trọng nhất vẫn là sự cam kết tham gia của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp để bảo sự thành công của QMS.
